Fünf Abläufe, die sich in fast jedem KMU automatisieren lassen
Automatisierung klingt nach Grossprojekt. Oft sind es aber ein paar alltägliche Abläufe, die jede Woche Stunden fressen. Diese fünf finden wir in fast jedem KMU.
Wizza Solutions Oktober 2026, 5 Minuten Lesezeit
1. Den E-Mail-Eingang sortieren
Heute: Jemand liest jede E-Mail, entscheidet, wer zuständig ist, und leitet sie weiter.
Automatisiert: KI erkennt, ob es sich um eine Anfrage, eine Rechnung, eine Reklamation oder Werbung handelt, und legt die Nachricht an den richtigen Ort. Dringendes wird markiert, Standardfragen erhalten einen Antwortentwurf.
Worauf achten: Starten Sie mit wenigen, klaren Kategorien und lassen Sie die Zuordnung die ersten Wochen von einem Menschen prüfen.
2. Belege in die Buchhaltung bringen
Heute: Rechnungen kommen per E-Mail, werden ausgedruckt oder heruntergeladen, umbenannt und von Hand erfasst.
Automatisiert: Belege werden aus dem Postfach geholt, gelesen, sinnvoll benannt, abgelegt und an die Buchhaltungssoftware übergeben. Viele Schweizer Lösungen wie bexio bieten dafür bereits Schnittstellen.
Worauf achten: Ein einheitlicher Eingangskanal, zum Beispiel eine eigene Adresse für Rechnungen, macht die Automatisierung viel zuverlässiger.
3. Von der Anfrage zur Offerte
Heute: Eine Anfrage kommt herein, die Angaben werden abgetippt, eine alte Offerte wird kopiert und angepasst.
Automatisiert: Die Anfrage erzeugt einen Kundeneintrag und einen Offertentwurf aus Ihren Vorlagen und Preisen. Sie prüfen, passen an und senden.
Worauf achten: Ein gutes Anfrageformular auf der Website, das die wichtigsten Angaben gleich abfragt, spart später am meisten Zeit.
4. Termine vereinbaren
Heute: Drei E-Mails hin und her, bis ein Termin passt. Dann wird er von Hand in den Kalender eingetragen.
Automatisiert: Kundinnen und Kunden wählen online einen freien Termin, erhalten eine Bestätigung und eine Erinnerung. Ihr Kalender ist automatisch aktuell.
Worauf achten: Legen Sie Pufferzeiten fest und zeigen Sie nur die Zeitfenster an, die Sie wirklich anbieten wollen.
5. Bei Offerten nachfassen
Heute: Offerten werden verschickt, und im Alltag geht unter, wer noch keine Antwort gegeben hat.
Automatisiert: Bleibt eine Offerte einige Tage unbeantwortet, erhalten Sie eine Erinnerung oder die Kundin eine freundliche, persönlich formulierte Nachfrage.
Worauf achten: Eine einzige, gut getimte Nachfrage wirkt. Drei automatische Mahnungen wirken aufdringlich.
Wo anfangen?
Wählen Sie den Ablauf, der am häufigsten vorkommt und am stärksten nach festen Regeln funktioniert. Dort ist der Nutzen am schnellsten spürbar. Ein grober Anhaltspunkt: Was jede Woche mehrere Stunden kostet und immer ähnlich abläuft, lohnt sich fast immer.
Wie viel das bei Ihnen ausmacht, können Sie mit unserem Einsparungsrechner grob abschätzen.
